Documentos legales de VTControl

Estos documentos regulan el tratamiento de datos personales y el uso de VTControl.

Identificación del operador

1. Política de Privacidad

Versión: X · Vigencia: X

1.1 Quién opera VTControl

VTControl – Gestión Técnica es operado por David Duran Vallejo, responsable legal, mediante el establecimiento de comercio SECURITY ALPHA VD, con domicilio de atención en Calle 42 #25-109, Tuluá, Colombia, teléfono +57 317 214 4113 y correo de privacidad info@securityalphavd.com.

1.2 Alcance y roles de privacidad

VTControl es una plataforma B2B para empresas que gestionan personal técnico, clientes, servicios, inventario, evidencias y ubicación operacional.

• La empresa cliente o tenant decide las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos de sus empleados, técnicos, usuarios, clientes, servicios y ubicación. Para esos datos actúa como Responsable del Tratamiento.
• SECURITY ALPHA VD opera la plataforma, custodia y procesa esos datos siguiendo instrucciones del tenant. Para esos datos actúa principalmente como Encargado del Tratamiento.
• SECURITY ALPHA VD actúa como Responsable respecto de sus propios datos comerciales, contractuales, administrativos, de soporte, seguridad y gestión de la plataforma.

Las solicitudes sobre datos controlados por un tenant podrán remitirse a ese tenant. SECURITY ALPHA VD prestará la colaboración técnica que corresponda como encargado.

1.3 Quién puede usar la plataforma

El servicio está dirigido inicialmente a Colombia y a personas autorizadas de 18 años o más que actúan en un contexto empresarial. No existe registro público. Las cuentas son creadas por administradores de cada tenant.

1.4 Datos tratados

Según el rol y las funciones habilitadas, la plataforma puede tratar:

• Datos de cuenta e identificación laboral: nombre, correo corporativo, rol, tenant, estado y datos de autenticación.
• Datos de clientes y operación: empresas, sedes, contactos, servicios, controles, inventario, observaciones y estados.
• Evidencias: fotografías, archivos o documentos seleccionados por el usuario mediante cámara o selector del sistema.
• Ubicación operacional precisa: latitud/longitud, fecha/hora y precisión del técnico mientras activa voluntariamente su disponibilidad o tiene un servicio abierto.
• Datos de comunicaciones y soporte.
• Datos técnicos y de seguridad: versión/build, eventos de autenticación, auditoría, errores, dispositivo y token de notificaciones cuando corresponda.

VTControl registra actualizaciones operacionales cada 20 segundos únicamente mientras el seguimiento está activo. Los puntos operacionales se eliminan automáticamente después de 30 días. Los puntos capturados al iniciar y finalizar un servicio se conservan como evidencia permanente del servicio.

1.5 Para qué se usan los datos

Los datos se tratan para:

1. autenticar usuarios y administrar acceso por tenant, rol y permiso;
2. gestionar clientes, servicios técnicos, controles, inventario y evidencias;
3. mostrar al personal autorizado la ubicación operacional actual o última conocida de técnicos;
4. apoyar inicio, gestión, seguimiento y cierre de servicios;
5. enviar notificaciones operativas cuando el usuario las habilita;
6. atender soporte, solicitudes de privacidad y comunicaciones administrativas;
7. proteger cuentas, investigar incidentes, prevenir abuso y mantener auditoría;
8. cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridad competente;
9. administrar la relación comercial propia de SECURITY ALPHA VD.

No se usa ubicación para publicidad ni para crear perfiles publicitarios.

1.6 Ubicación en segundo plano

El técnico elige estar Disponible o Inactivo. Cuando el seguimiento está activo —por disponibilidad voluntaria o por un servicio abierto— VTControl puede actualizar su ubicación cada 20 segundos. Un servicio abierto exige ubicación para la operación.

La ubicación puede capturarse con la app minimizada, con la pantalla apagada o después de que el servicio se reanude tras un reinicio. Solo el administrador autorizado de la misma empresa del técnico puede consultar su ubicación actual o última conocida. Si pasan más de 3 minutos sin actualización, la interfaz debe indicar Sin señal o Seguimiento interrumpido, conservando el último punto conocido.

El usuario puede pasar a inactivo cuando no tiene un servicio abierto. Durante un servicio abierto, revocar ubicación o apagar GPS bloquea la gestión del servicio hasta restaurarlos, genera auditoría y puede alertar al administrador; el servicio no se cierra automáticamente.

Antes del permiso Android se presenta una divulgación separada y visible. Elegir Ahora no evita iniciar o gestionar servicios que requieren ubicación hasta que el permiso sea concedido.

1.7 Cámara, archivos y notificaciones

• La cámara se solicita únicamente al abrir el escáner o una función explícita de captura.
• Las fotos y documentos se eligen mediante el selector del sistema; la app no requiere acceso amplio al almacenamiento.
• Las notificaciones son recomendadas para la operación, pero opcionales. Deshabilitarlas puede retrasar avisos sin impedir el acceso general.

1.8 Compartición y proveedores

Los datos pueden estar disponibles para:

• usuarios del mismo tenant que tengan permisos y necesidad operacional;
• personal autorizado de SECURITY ALPHA VD que atienda soporte, seguridad u operación;
• proveedores de alojamiento e infraestructura necesarios para prestar el servicio;
• Firebase/Google, para infraestructura móvil y mensajería según las funciones habilitadas;
• OpenStreetMap y el proveedor de teselas vigente, para presentar mapas con atribución;
• autoridades o terceros cuando exista obligación legal o instrucción válida.

No se venden datos personales.

1.9 Tratamiento fuera de Colombia

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de Colombia. Las transmisiones o transferencias nacionales o internacionales se realizarán conforme a la normativa aplicable, las instrucciones del tenant y las salvaguardas contractuales correspondientes.

1.10 Conservación y eliminación

• Durante la relación activa, los datos se conservan según necesidad operacional, instrucciones del tenant y obligaciones legales.
• Al cancelar el tenant, se ofrece una ventana de 30 días para exportación.
• Después, los datos se eliminan o anonimizan dentro de los 60 días siguientes, salvo conservación legal documentada.
• Los logs críticos de auditoría pueden conservarse 12 meses y no deben contener historial de coordenadas.
• Los puntos operacionales de disponibilidad, tránsito o seguimiento se eliminan automáticamente a los 30 días de su captura.
• Los puntos de inicio y finalización se conservan permanentemente como evidencia del servicio, con acceso restringido a administradores autorizados de la misma empresa.

Las copias de respaldo se gestionan conforme a ciclos técnicos controlados y a las obligaciones aplicables.

1.11 Seguridad

SECURITY ALPHA VD aplica medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables acordes con el riesgo, incluyendo control de acceso, separación por tenant, autenticación, permisos, registro de eventos y protección de comunicaciones. Ningún sistema es infalible.

1.12 Derechos y solicitudes

El titular puede solicitar, según corresponda, conocer, actualizar, rectificar, consultar, obtener prueba de autorización, conocer el uso, presentar quejas ante la autoridad competente, revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda, y acceder gratuitamente a sus datos en los casos previstos por la ley.

La solicitud puede iniciarse desde la opción de datos dentro de VTControl o escribiendo a info@securityalphavd.com. Debe incluir información suficiente para identificar al solicitante, el tenant relacionado, el derecho ejercido y una descripción clara. Se responderá dentro de los términos legales aplicables. Podrá requerirse validación razonable de identidad y representación.

Cuando el tenant sea responsable, SECURITY ALPHA VD podrá trasladar la solicitud al tenant e informar al solicitante. Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular deberá agotar el procedimiento de consulta o reclamo cuando la ley así lo exija.

1.13 Cambios y aceptación

Las versiones vigentes se publicarán con fecha. Los cambios sustanciales se informarán por los canales operativos disponibles. Antes de activar el seguimiento de ubicación, la app solicita una confirmación separada y registra la versión, usuario, empresa, fecha/hora y canal de ese aviso específico.

1.14 Contacto

• Privacidad: info@securityalphavd.com
• Soporte: soporte@securityalphavd.com
• Horario: lunes a viernes, 8:00–17:00, hora Colombia.
• Primera respuesta objetivo: dentro de 2 días hábiles; no constituye SLA garantizado.
• Dirección: Calle 42 #25-109, Tuluá, Colombia
• Teléfono: +57 317 214 4113

2. Política de Tratamiento de Datos Personales — Colombia

Versión: X · Vigencia: X

2.1 Identificación

Esta política corresponde a David Duran Vallejo, responsable legal, a través del establecimiento de comercio SECURITY ALPHA VD.

• Dirección comercial: Calle 42 #25-109, Tuluá, Colombia
• Teléfono corporativo: +57 317 214 4113
• Correo de privacidad: info@securityalphavd.com
• Sitio: securityalphavd.com

2.2 Objeto y marco de referencia

El objeto es establecer criterios para recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, transmitir, transferir, conservar, suprimir y proteger datos personales tratados por SECURITY ALPHA VD.

Esta política se fundamenta en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, las disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.3 Alcance y calidad de responsable/encargado

La política se aplica a bases de datos y tratamientos en los que SECURITY ALPHA VD actúe como Responsable o Encargado.

• Como Responsable, define finalidades sobre datos comerciales, contractuales, soporte, seguridad, proveedores, administración y cumplimiento propios.
• Como Encargado, procesa datos operativos del tenant —incluidos empleados, técnicos, clientes, servicios, evidencias y ubicación— según instrucciones documentadas del tenant Responsable.

Los contratos con tenants deberán precisar instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, incidentes, atención de derechos, devolución y eliminación.

2.4 Principios

El tratamiento observará, según aplique, legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. También se aplicarán necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada como criterios operativos.

2.5 Categorías y datos sensibles

Las categorías incluyen datos identificativos, laborales, contacto, cuenta, operación de servicios, clientes, inventario, evidencias, soporte, seguridad y datos técnicos.

La ubicación precisa puede revelar aspectos de la actividad de una persona y requiere protección reforzada. Se tratará exclusivamente para finalidades operativas informadas, con acceso restringido a administradores autorizados de la misma empresa. Los puntos operacionales se eliminan a los 30 días; los puntos de inicio y finalización se conservan como evidencia del servicio.

No se pretende recolectar datos de menores. Los usuarios deben ser personas autorizadas de 18 años o más.

2.6 Finalidades como Responsable

SECURITY ALPHA VD podrá tratar datos propios para:

• gestionar relaciones comerciales y contractuales B2B;
• crear y administrar tenants y contactos autorizados;
• facturar y cumplir obligaciones contables, fiscales o legales fuera de la app cuando corresponda;
• atender soporte, seguridad, incidentes y solicitudes de derechos;
• gestionar proveedores y continuidad del servicio;
• enviar comunicaciones administrativas o de servicio;
• conservar evidencia de aceptación, auditoría y cumplimiento;
• formular o defender reclamaciones y atender autoridades.

2.7 Finalidades como Encargado

Por instrucción del tenant, podrá:

• alojar y organizar cuentas, clientes, servicios, inventario y evidencias;
• autenticar y autorizar usuarios;
• procesar ubicación operacional del técnico cada 20 segundos mientras el seguimiento esté activo;
• presentar ubicación actual o última conocida a usuarios autorizados;
• enviar avisos operativos;
• ejecutar respaldo, soporte, seguridad, exportación, eliminación o anonimización acordada.

SECURITY ALPHA VD no usará los datos del tenant para finalidades propias incompatibles con las instrucciones y contratos aplicables.

2.8 Autorización e información

Cuando sea requerida, la autorización debe ser previa, expresa e informada y conservarse de forma consultable. El titular deberá conocer la finalidad, carácter facultativo de respuestas sensibles cuando aplique, derechos, identificación y canales del Responsable.

La autorización laboral u operacional gestionada por cada tenant es responsabilidad de dicho tenant. La divulgación prominente de Android complementa, pero no sustituye, la autorización ni esta política.

2.9 Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer los derechos reconocidos en la normativa aplicable, incluyendo conocer, actualizar, rectificar, consultar, solicitar prueba de autorización, conocer el uso, presentar quejas, revocar autorización o solicitar supresión cuando proceda, y acceder gratuitamente en los casos legales.

2.10 Consultas y reclamos

Las solicitudes se reciben en info@securityalphavd.com o mediante la función de solicitud de datos de VTControl.

La comunicación debe indicar identidad, información de contacto, tenant relacionado, hechos, petición y soportes necesarios. SECURITY ALPHA VD validará la legitimación y tramitará consultas y reclamos dentro de los términos legales vigentes. Si falta información, solicitará subsanación conforme al procedimiento aplicable.

Si otro Responsable controla los datos, la petición podrá trasladarse a este. El titular será informado del trámite. Las quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio proceden después de agotar consulta o reclamo cuando legalmente corresponda.

2.11 Transferencias, transmisiones y subencargados

El tratamiento puede involucrar proveedores de alojamiento, Firebase/Google y OpenStreetMap o el proveedor de mapas vigente, según las funciones habilitadas en la plataforma.

Las transferencias o transmisiones nacionales o internacionales se realizarán únicamente con base jurídica e instrumentos aplicables.

2.12 Seguridad, confidencialidad e incidentes

Se mantendrán controles proporcionales al riesgo y al estado de la técnica. El personal y proveedores autorizados estarán sujetos a deberes de confidencialidad. Los incidentes se evaluarán, contendrán, documentarán y comunicarán al tenant, titulares o autoridades cuando corresponda.

La operación mantiene responsables internos, inventario de bases, matrices de acceso, respaldo, recuperación, gestión de vulnerabilidades y respuesta a incidentes.

2.13 Conservación

La conservación sigue finalidad, contrato, instrucciones del tenant y obligaciones legales. Los puntos operacionales de ubicación se eliminan automáticamente a los 30 días. Los puntos de inicio y finalización se conservan como evidencia permanente del servicio con acceso restringido. Tras cancelación se prevén 30 días de exportación y eliminación/anonimización dentro de los 60 días siguientes. Los logs críticos se conservan 12 meses sin historial de coordenadas. Las excepciones legales deben documentarse.

2.14 Vigencia y cambios

La política entra en vigor en X. Las bases de datos permanecerán vigentes durante la finalidad y los plazos aplicables. Los cambios sustanciales se comunicarán y, cuando corresponda, requerirán nueva autorización o aceptación auditable.

3. Términos de Uso

Versión: X · Vigencia: X

3.1 Servicio y aceptación

VTControl – Gestión Técnica es un SaaS B2B operado por SECURITY ALPHA VD para apoyar la gestión de servicios técnicos de campo. Estos términos, la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento se ponen a disposición del usuario autorizado en la web y en la aplicación.

La activación del seguimiento de ubicación requiere una confirmación separada y auditable. Los cambios sustanciales se publicarán con su versión y vigencia antes de entrar en operación.

3.2 Elegibilidad y cuentas

• El usuario debe tener 18 años o más y autorización del tenant.
• No hay registro público ni Google Login.
• Solo el administrador del tenant crea, modifica o desactiva cuentas.
• Las credenciales son personales y no deben compartirse.
• El usuario debe informar accesos no autorizados y mantener datos de cuenta actualizados.
• El tenant responde por altas, roles, permisos y legitimidad de instrucciones sobre sus usuarios y datos.

3.3 Licencia de uso

Mientras la relación B2B esté activa, SECURITY ALPHA VD concede al tenant y sus usuarios autorizados una licencia limitada, revocable, no exclusiva, no transferible y destinada a la operación empresarial acordada. No se transfiere propiedad sobre software, marca o documentación.

3.4 Uso permitido

El usuario podrá gestionar información y funciones habilitadas por su tenant. No podrá:

• vulnerar controles de acceso o aislamiento entre tenants;
• acceder a información sin autorización;
• introducir malware, automatizar abuso o afectar disponibilidad;
• copiar, descompilar o explotar la plataforma salvo permiso legal expreso;
• cargar contenido ilícito, engañoso o que infrinja derechos de terceros;
• usar ubicación o evidencias para finalidades incompatibles con las informadas;
• compartir credenciales o datos confidenciales.

3.5 Ubicación operacional

El técnico puede elegir Disponible o Inactivo cuando no tiene servicio abierto. Estar disponible habilita seguimiento operacional. Un servicio abierto exige ubicación para iniciar y gestionar el servicio. Mientras el seguimiento está activo, VTControl puede actualizar la ubicación cada 20 segundos.

El tracking puede continuar con la app minimizada o cerrada y con pantalla apagada, y reanudarse tras reinicio. Solo administradores autorizados de la misma empresa pueden ver la ubicación actual o última conocida de sus técnicos. Los puntos operacionales se eliminan después de 30 días; los puntos de inicio y finalización se conservan como evidencia permanente del servicio.

Si el sistema no recibe una actualización durante más de 3 minutos, mostrará Sin señal o Seguimiento interrumpido. Revocar permiso o GPS no cierra el servicio: genera auditoría, puede alertar al administrador y bloquea su gestión hasta restauración.

No se permite logout con servicio abierto. Sin servicio abierto, el logout requiere confirmación y desactiva disponibilidad/tracking.

3.6 Contenido y datos del tenant

El tenant conserva los derechos que tenga sobre sus datos y contenido. Declara contar con autorización, instrucciones y base jurídica para cargar y tratar datos de trabajadores, técnicos, clientes, evidencias y ubicación.

SECURITY ALPHA VD trata esos datos para operar el servicio y según el contrato, la política de privacidad y las instrucciones documentadas. El tenant debe configurar roles bajo mínimo privilegio, especialmente Ver ubicación de técnicos.

3.7 Cámara, archivos y notificaciones

La cámara se utiliza solo desde el escáner o captura explícita. Los archivos se eligen con el selector del sistema. Las notificaciones son opcionales, aunque se recomiendan para recibir novedades operativas.

3.8 Disponibilidad y soporte

El soporte opera lunes a viernes, 8:00–17:00 hora Colombia, a través de soporte@securityalphavd.com. La primera respuesta objetivo es dentro de 2 días hábiles. Este objetivo no constituye un SLA ni garantiza resolución en ese plazo.

El servicio puede experimentar mantenimientos, fallos de conectividad, GPS, proveedores o dispositivos. Los compromisos de disponibilidad solo serán los incluidos expresamente en un contrato separado.

3.9 Suscripción, suspensión y cancelación

Las condiciones económicas y de suscripción se gestionan fuera de la app según el acuerdo B2B. La app no ofrece precios, compras, enlaces de pago ni suscripción integrada.

Un tenant suspendido queda bloqueado operativamente y recibe un mensaje para contactar soporte o administración, sin enlaces de pago. La cancelación habilita 30 días para exportar y luego eliminación/anonimización dentro de los 60 días siguientes, salvo conservación legal.

SECURITY ALPHA VD podrá suspender acceso por riesgo de seguridad, uso ilícito, incumplimiento contractual, requerimiento de autoridad o necesidad técnica razonable, informando cuando sea posible y legal.

3.10 Servicios de terceros

La plataforma puede depender de hosting, Firebase/Google y mapas basados en OpenStreetMap. Esos servicios pueden tener términos, disponibilidad y tratamiento propios. SECURITY ALPHA VD seleccionará y gestionará proveedores razonablemente, pero no controla redes, GPS, sistema operativo o servicios externos.

3.11 Propiedad intelectual y licencias abiertas

VTControl, su software, diseño, marca y documentación pertenecen a sus titulares o licenciantes. Las licencias de componentes de código abierto se consultan desde la sección de información de la app y conservan sus propios términos.

3.12 Responsabilidad

VTControl es una herramienta de apoyo y no sustituye controles humanos, políticas laborales, decisiones de seguridad ni obligaciones legales del tenant. El tenant debe validar la exactitud y pertinencia de los datos antes de tomar decisiones.

Las limitaciones de responsabilidad, garantías y eventuales indemnidades se rigen por el contrato B2B aplicable. Nada en estos términos excluye derechos u obligaciones que no puedan limitarse legalmente.

3.13 Terminación

El usuario puede dejar de usar la app y solicitar al administrador la desactivación de su cuenta. El tenant puede cancelar conforme al acuerdo comercial. La terminación no elimina obligaciones de conservación legal ni datos sujetos a los plazos aplicables.

3.14 Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. La jurisdicción aplicable será X, sin restringir derechos inderogables.

3.15 Contacto y cambios

• Soporte: soporte@securityalphavd.com
• Privacidad: info@securityalphavd.com
• Dirección: Calle 42 #25-109, Tuluá, Colombia
• Teléfono: +57 317 214 4113

Los cambios se publicarán con versión y vigencia. La confirmación auditable se solicita específicamente antes de activar el seguimiento de ubicación.